Job Desc Sekretaris

Job Desc seorang sekretaris bisa dikatakan juga sebagai rutinitas.  Kenapa saya katakan sebagai rutinitas?  Karena setiap hari selalu dimulai dengan kegiatan yang sama, yaitu : 
  1. Mengecek ruangan atasan, ruang meeting dan semua ruangan yang merupakan tanggung jawab sekretaris
  2. Mengecek kembali appointment atasan
  3. Menerima tamu, telpon atau surat masuk
  4. Membalas surat- surat atau follow up pembicaraan kemarin yang belum selesai baik itu by phone atau lansung
Job desc lainnya yang juga merupakan rutinitas, tetapi bukan harian adalah :
  1. Reservasi tiket dan hotel baik itu di dalam maupun ke luar negeri
  2. Menghadiri meeting rutin  mingguan, bulanan maupun tahunan, kemudian membuat notulennya untuk di publikasikan kepada para peserta meeting dan folow up hasil notulen meeting
Itu baru job desc yang resmi bagi seorang sekretaris, kalau kita bekerja di perusahaan yang semua job desc dan rulesnya jelas, pekerjaan sekretaris sebenarnya tidak terlalu berat, hanya saja dibutuhkan kesabaran extra dalam menghadapi atasan yang selalu merasa paling benar dan tidak pernah salah.  Lain soal kalau kita bekerja di family company yang notabene pejabat terasnya masih memiliki hubungan darah atau saudara, akan banyak hal-hal pribadi yang menyita waktu dan seringkali menyita waktu sehingga job desc utama menjadi terbengkalai.

Oleh karena itu sebagai sekretaris yang baik, cobalah untuk selalu membuat cek list to do list, mana hal yang urgent, penting dan bisa ditunggu.

Comments

Post a Comment

Popular posts from this blog

Menikmati Profesi Sekretaris

Pengalaman selama menjadi sekretaris selama kurang lebih sembilan tahun, memberikan saya banyak pelajaran, ilmu bagaimana berkomunikasi yang baik dengan setiap orang.  Bagaimana saya dilatih untuk punya inisiatif dalam menyelesaikan setiap pekerjaan sesulit apapun.  Melatih kesabaran, efisiensi dan efektifitas kerja. Seorang sekretaris dituntut untuk bisa menyelesaikan lebih dari satu pekerjaan dalam satu waktu, disaat yang sama menerima telepon sambil mengetik, menulis sambil mendengarkan  detail detail instruksi atasan, mengirimkan fax sambil meneliti schedule atasan atau bergosip sambil mencatat sesuatu......hehehehe.... Kadang kadang saat bangun pagi saya bisa sangat bersemangat ke kantor, dan adakalanya malas untuk beranjak dari tempat tidur kalau ingat kemarin kena teguran dari bos.   Senang kalau tau bos akan pergi ke luar kota atau ke luar negeri.  Lebih senang lagi kalau perginya sukur sukur lebih dari seminggu.  Padahal kal...
Read more

Suka Duka jadi Sekretaris

Hmmmmm......sebenernya lebih banyak sukanya daripada dukanya.  Tapi kalau setiap problem atau masalah dijadikan beban, pasti jadi tidak menyenangkan untuk bertahan menjadi seorang sekretaris.  Banyak loh lulusan akademi sekretaris akhirnya lebih memilih untuk tidak menjadi seorang sekretaris karena shock dengan realitas kerja yang kerap kali dijadikan kambing hitam oleh atasan atau disudutkan oleh manager dari departemen lain karena dianggap lamban untuk follow up pekerjaan, belum lagi a tasan yang mudah marah untuk hal - hal yang sebenarnya cukup sepele. Terlepas dari masalah - masalah tersebut, toh saya cukup enjoy menjalani profesi saya selama kurang lebih 8 tahun............bagaimana dengan teman - teman yang sudah menjalaninya lebih dari saya?  Terbayang kalau mereka udah pasti enjoy dan kebal dengan  omelan yang tiada habisnya, atau dijadikan kambing hitam oleh atasan. Belum lagi sekretaris tidak pernah sepi dari gosip, seperti perselingkuhan, sombong, sok...
Read more

Contoh Surat Keluhan Kepada Pihak Bank

Tanggal/ Bulan/Tahun Kepada Bank....... Kantor Cabang....... Jakarta Up. Kepala Cabang Hal : Surat Keluhan Atas Transaksi ITR No. Rek....... Dengan hormat, Sehubungan dengan adanya transaksi ITR sebesar Rp. ........(terbilang) pada tanggal 1 Maret 2016, saya selaku Nasabah Bank...... dengan No.Acc............. an. ........menyatakan bahwa tidak pernah melakukan transaksi seperti tersebut diatas. Setelah melakukan pengecekkan melalui Customer Service Bank....., saya menemukan kejanggalan sebagai berikut : Transaksi dilakukan melalui Internet Banking Bank..... Transaksi dilakukan di Surabaya, bukan di Jakarta Sebagai Pemilik Rekening saya mengeluhkan kejadian tersebut, dikarenakan saya tidak pernah memiliki Token Bank..... untuk No. acc....................dan pada tanggal 1 Maret 2016 posisi saya berada di Jakarta, bukan di Surabaya. Mohon pihak Bank......... mau melakukan penyelidikan terkait kejadian ini, karena dana yang dikeluarkan untuk transaksi ITR tersebut diat...
Read more