Notulen Meeting.......Masih Relevan atau Tidak?
Dear Notulen Meeting........
Menurut kamu.......apakah selembar kertas berisi point point hasil meeting masih relevan di jaman high tech? Dimana semua peserta meeting membawa gadget canggih dengan beragam fitur heboh. Semua sibuk mengetik di lab top dan tulis menulis sudah amat sangat jarang terlihat di ruang meeting.
Agenda mulai ditinggalkan.......apalagi kertas corat coret. Pulpen jadi kurang laris karena sekarang jaman layar sentuh.
Kadang kadang jadi pertanyaan saya......masih relevankah sebuah Notulen Meeting? Atau cuma sekedar formalitas? Dibaca sekilas, lalu disimpan rapih, tetapi tidak pernah diingat apa sih hasil kesepakatannya? Kapan sih dateline nya? Berapa sih target bulan ini dan bagaimana mencapainya?
Saya masih sangat yakin bahwa masih banyak perusahaan yang menjadikan notulen meeting sebagai reminder staf tentang isi pembicaraan hasil rapat terdahulu, hanya saja cara distribusinya sudah berbeda. Jika dulu notulen diketik lalu di foto copy untuk kemudian dibagikan kepada peserta meeting, berbeda dengan saat ini, email menjadi jalan tercepat menyebarkan. Pertanyaannya......apakah pasti dibaca dan dilaksanakan? Atau sekedar tau bahwa ada notulen dan sudah diterima. Itu dia kesulitan yang pernah saya alamo sebagai sekretaris. Dianggap kurang follow up, padahal point penting dari notulen tidak dilaksanakan.
Dear Sekretaris.......
Aku (notulen meeting) seringkali hanya dilirik, kemudian dilupakan. Kadang kadang cuma jadi penghias banner supaya terkesan rapih dan cermat. Padahal tidak ada sebutir point pun yang tersangkut oleh peserta meeting. Aku sedih liat kamu yang udah capek capek duduk mendengarkan dan mencatat. Kadang kadang kamu berjuang untuk mendapatkan kata kata yang bagus dan mudah dimengerti oleh pembaca. Tapi..........perjuangan kamu sia sia.......aku cuma jadi seonggok dokumen yang tidak penting. Tapi mungkin.....memang sudah bukan jamannya aku untuk diedarkan. Sekarang jaman dimana orang bisa membuat reminder masing masing tanpa perlu diatur oleh selembar kertas.
Yuuuk....berpikir positif......bukan berarti mereka tidak menghargai kita, tetapi mereka tidak mau capek capek untuk membaca dan mengingat lagi disaat pikiran sudah lelah dengan segudang point point meeting.
Menurut kamu.......apakah selembar kertas berisi point point hasil meeting masih relevan di jaman high tech? Dimana semua peserta meeting membawa gadget canggih dengan beragam fitur heboh. Semua sibuk mengetik di lab top dan tulis menulis sudah amat sangat jarang terlihat di ruang meeting.
Agenda mulai ditinggalkan.......apalagi kertas corat coret. Pulpen jadi kurang laris karena sekarang jaman layar sentuh.
Kadang kadang jadi pertanyaan saya......masih relevankah sebuah Notulen Meeting? Atau cuma sekedar formalitas? Dibaca sekilas, lalu disimpan rapih, tetapi tidak pernah diingat apa sih hasil kesepakatannya? Kapan sih dateline nya? Berapa sih target bulan ini dan bagaimana mencapainya?
Saya masih sangat yakin bahwa masih banyak perusahaan yang menjadikan notulen meeting sebagai reminder staf tentang isi pembicaraan hasil rapat terdahulu, hanya saja cara distribusinya sudah berbeda. Jika dulu notulen diketik lalu di foto copy untuk kemudian dibagikan kepada peserta meeting, berbeda dengan saat ini, email menjadi jalan tercepat menyebarkan. Pertanyaannya......apakah pasti dibaca dan dilaksanakan? Atau sekedar tau bahwa ada notulen dan sudah diterima. Itu dia kesulitan yang pernah saya alamo sebagai sekretaris. Dianggap kurang follow up, padahal point penting dari notulen tidak dilaksanakan.
Dear Sekretaris.......
Aku (notulen meeting) seringkali hanya dilirik, kemudian dilupakan. Kadang kadang cuma jadi penghias banner supaya terkesan rapih dan cermat. Padahal tidak ada sebutir point pun yang tersangkut oleh peserta meeting. Aku sedih liat kamu yang udah capek capek duduk mendengarkan dan mencatat. Kadang kadang kamu berjuang untuk mendapatkan kata kata yang bagus dan mudah dimengerti oleh pembaca. Tapi..........perjuangan kamu sia sia.......aku cuma jadi seonggok dokumen yang tidak penting. Tapi mungkin.....memang sudah bukan jamannya aku untuk diedarkan. Sekarang jaman dimana orang bisa membuat reminder masing masing tanpa perlu diatur oleh selembar kertas.
Yuuuk....berpikir positif......bukan berarti mereka tidak menghargai kita, tetapi mereka tidak mau capek capek untuk membaca dan mengingat lagi disaat pikiran sudah lelah dengan segudang point point meeting.
waaduuhhh... ini point yg masuk akal nih...
ReplyDeletelama" jd mikir, sbnrnya notulen itu penting ga sih? apa cm record aja selama meeting itu ngmgin apaan ajah.. kl gtu mah pake aja decoder yak?? simpen deh d komputer, tgl d puter KALO mw denger.. wkwkwkwk