Arsip......File


Menyimpan arsip atau file adalah salah satu tugas penting seorang sekretaris.  Kalau kita melamar untuk posisi sekretaris di perusahaan besar, pasti dan selalu......kita akan di tes soal 'kearsipan'  bagaimana kecakapan kita dalam menyimpan file agar rapih dan mudah dicari.

Terus terang nih..........saya harus mengulang tiga kali........untuk mata kuliah kearsipan.  Loh......kok bisa???   Karena teori kearsipan yang begitu mendetail, sehingga membuat saya malas menghafal.  Untunglah saya lulus, walau dengan nilai 'C'  
Waktu saya melamar untuk posisi sekretaris, hal yang paling ditakutkan adalah test kearsipan. Puji Tuhan, pada saat bekerja, ternyata......eh ternyata.....kearsipan tidak sesulit pada saat kuliah.  Apalagi saya lama bekerja di perusahaan yang dimiliki oleh satu orang, alias bukan Tbk.  Di perusahaan ini, saya hanya perlu mengatur dokumen atau data sesuai klasifikasi :


  1. Tanggal, nomor dan tahun pembuatan surat/ notulen
  2. Kategori Surat/ notulen (surat pribadi, notulen meeting marketing, finance acc atau dll)
Satu hal yang tidak boleh ketinggalan adalah buku ekspedisi, untuk distribusi surat/dokumen/notulen keluar atau masuk.  Supaya mudah dan tidak perlu bolak balik mencari, biasanya saya tulis daftar isi disetiap banner penyimpanan.

Intinya, pengarsipan atau filing, jangan dijadikan hal yang menakutkan, buat semudah dan sesimple mungkin bagi kita sebagai pemegang data dan bagi orang yang kelak akan menggantikan kita. 


Comments

Post a Comment

Popular posts from this blog

Menikmati Profesi Sekretaris

Pengalaman selama menjadi sekretaris selama kurang lebih sembilan tahun, memberikan saya banyak pelajaran, ilmu bagaimana berkomunikasi yang baik dengan setiap orang.  Bagaimana saya dilatih untuk punya inisiatif dalam menyelesaikan setiap pekerjaan sesulit apapun.  Melatih kesabaran, efisiensi dan efektifitas kerja. Seorang sekretaris dituntut untuk bisa menyelesaikan lebih dari satu pekerjaan dalam satu waktu, disaat yang sama menerima telepon sambil mengetik, menulis sambil mendengarkan  detail detail instruksi atasan, mengirimkan fax sambil meneliti schedule atasan atau bergosip sambil mencatat sesuatu......hehehehe.... Kadang kadang saat bangun pagi saya bisa sangat bersemangat ke kantor, dan adakalanya malas untuk beranjak dari tempat tidur kalau ingat kemarin kena teguran dari bos.   Senang kalau tau bos akan pergi ke luar kota atau ke luar negeri.  Lebih senang lagi kalau perginya sukur sukur lebih dari seminggu.  Padahal kal...
Read more

Suka Duka jadi Sekretaris

Hmmmmm......sebenernya lebih banyak sukanya daripada dukanya.  Tapi kalau setiap problem atau masalah dijadikan beban, pasti jadi tidak menyenangkan untuk bertahan menjadi seorang sekretaris.  Banyak loh lulusan akademi sekretaris akhirnya lebih memilih untuk tidak menjadi seorang sekretaris karena shock dengan realitas kerja yang kerap kali dijadikan kambing hitam oleh atasan atau disudutkan oleh manager dari departemen lain karena dianggap lamban untuk follow up pekerjaan, belum lagi a tasan yang mudah marah untuk hal - hal yang sebenarnya cukup sepele. Terlepas dari masalah - masalah tersebut, toh saya cukup enjoy menjalani profesi saya selama kurang lebih 8 tahun............bagaimana dengan teman - teman yang sudah menjalaninya lebih dari saya?  Terbayang kalau mereka udah pasti enjoy dan kebal dengan  omelan yang tiada habisnya, atau dijadikan kambing hitam oleh atasan. Belum lagi sekretaris tidak pernah sepi dari gosip, seperti perselingkuhan, sombong, sok...
Read more

Contoh Surat Keluhan Kepada Pihak Bank

Tanggal/ Bulan/Tahun Kepada Bank....... Kantor Cabang....... Jakarta Up. Kepala Cabang Hal : Surat Keluhan Atas Transaksi ITR No. Rek....... Dengan hormat, Sehubungan dengan adanya transaksi ITR sebesar Rp. ........(terbilang) pada tanggal 1 Maret 2016, saya selaku Nasabah Bank...... dengan No.Acc............. an. ........menyatakan bahwa tidak pernah melakukan transaksi seperti tersebut diatas. Setelah melakukan pengecekkan melalui Customer Service Bank....., saya menemukan kejanggalan sebagai berikut : Transaksi dilakukan melalui Internet Banking Bank..... Transaksi dilakukan di Surabaya, bukan di Jakarta Sebagai Pemilik Rekening saya mengeluhkan kejadian tersebut, dikarenakan saya tidak pernah memiliki Token Bank..... untuk No. acc....................dan pada tanggal 1 Maret 2016 posisi saya berada di Jakarta, bukan di Surabaya. Mohon pihak Bank......... mau melakukan penyelidikan terkait kejadian ini, karena dana yang dikeluarkan untuk transaksi ITR tersebut diat...
Read more