Apply Passport, Visa

Buat yang baru terjun ke dunia sekretaris, jangan lemes atau takut duluan kalau diminta atasan untuk apply passport atau visa.  Awalnya aja agak ribet, selanjutnya sih simple, asal mau belajar dan ga gampang nyerah aja.

Yang paling penting, semua data dan dokumen yang dibutuhkan harus lengkap dan akurat.

Apply passport :

1. Siapkan dokumen basic yang merupakan identitas aplicant (fc akte lahir, KTP, KK)
2. Surat keterangan WNI dan ganti nama (jika atasan kita merupakan warga keturunan)
3. Biaya pembuatan passport

Bawa semua data ke kantor imigrasi, atau untuk lebih mudah, pengisian form  bisa dilakukan secara online dan semua data beserta dokumen asli harus dibawa pada saat dilakukan wawancara.  Oh iya, pas foto langsung dilakukan di kantor imigrasi setempat.

Kalau ga mau ribet, cukup minta bantuan travel langganan, lebih efisien dan efektif, dan biaya juga tidak selisih jauh.

Apply visa 

Untuk apply visa, saya akui memang sedikit ribet dan pusing, asal sabar.....pasti bisa.  Yang perlu dicatat 'tidak semua kantor konsulat visa mengijinkan pembuatan visa secara manual (datang langsung ke kantor konsulat visa).  Pengalaman saya, ada beberapa negara yang pembuatan visanya dilakukan secara online, seperti : Taiwan, Jepang, Canada, Amerika dan Inggris.  

Apply visa untuk negara - negara maju diatas, akan lebih mudah, jika mempunyai green card atau memiliki residence di negara - negara persemakmuran Inggris dan minimal sudah pernah melakukan perjalanan ke negara bersangkutan dalam lima tahun terakhir.  Sepanjang pengalaman saya meng -apply visa, yang paling sulit adalah visa USA dan UK, karena harus benar -benar teliti dan pertanyaan yang diajukan sangat detail.  Kebetulan saat mengurus visa USA, saya meng-apply untuk bos dan keluarga, bayangkan........saya harus input data untuk enam orang dengan internet yang sering hilang sinyalnya.  Saya ingat bahwa saya mengerjakannya sejak pukul 12 siang sampai dengan pukul 9 malam.......fiuhhhh..........

Untuk visa USA, begitu kita sudah lengkap input data sesuai dengan dokumen asli, otomatis nomor registrasi akan muncul dilayar komputer dan paling cepat satu hari setelahnya, konsulat visa akan menghubungi kepala keluarga atau sponsor keuangan untuk kroscek dan konfirmasi, selanjutnya akan diundang untuk wawancara.  Pada saat wawancara, semua dokumen asli harus dibawa lengkap dengan rekening koran tiga bulan terakhir.  Usahakan membawa passport lama, karena historical perjalanan ke luar negeri memberikan nilai plus.  Lama berlaku visa USA adalah lima tahun setelah visa disetujui, jadi dalam jangka waktu lima tahun, visa masih dapat digunakan sampai masa expired yang tertera dilembar visa.

Untuk visa Canada, bisa dilakukan secara online atau langsung datang ke konsulat visa untuk menyerahkan foto copy dokumen.  Tapi untuk lebih efisien, lebih baik dengan sistem online.  Untuk negara-negara Asia seperti Jepang dan Taiwan, pengajuan visa secara online lebih mudah, karena pertanyaan yang diajukan tidak bertele tele dan lebih singkat. 

 Untuk visa China, bisa dilakukan dengan meminta bantuan travel, yang paling penting, pas foto harus selalu up to dated.  Kita dapat mengajukan multiple entry, jika dalam satu tahun terakhir sudah melakukan perjalanan ke China lebih dari dua kali.  Biaya tergantung dari lamanya hari pembuatan.  

Dokumen -dokumen yang diperlukan untuk pengajuan visa : 

1. Passport asli yang masih berlaku
2. Pas foto (ukuran setiap negara berbeda)  untuk negara seperti USA, UK, Jepang, Korea dan Canada, background putih.
3. Asli : akte lahir, KK, keterangan WNI, surat ganti nama, akta nikah.  Khusus untuk pengurusan visa UK dan Australia, harus disertai dengan translate yang disertai cap notaris asli.
4. Rekening koran tiga bulan terakhir dan Surat resmi dari bank yang menyatakan bahwa rekening tersebut benar-benar milik kepala keluarga atau sponsor (biasanya dalam bahasa Inggris)
5. Surat keterangan dari perusahaan mengenai besarnya gaji dan jabatan saat ini
6. Form aplikasi online yang sudah di print out.

Perlu diingat, bahwa setiap negara memiliki persyaratan yang berbeda untuk pengajuan visa.  Jadi, sebagai seorang sekretaris, kita harus mau mencari informasi akurat dan mempersiapkan semua dokumen lengkap agar terhindar dari omelan bos. 

Lamanya proses pembuatan visa bervariasi, tergantung dari hasil wawancara. 

Kalau ada hal-hal yang membuat kita ragu, bisa download informasi bagaimana cara meng-apply visa di website konsulat visa dari negara yang bersangkutan.  Dijamin, akan lebih akurat.