Meeting.........Notulen Meeting........Follow up

Hal yang menurut saya sulit dalam rutinitas seorang sekretaris adalah arrange meeting internal, jika meeting rutin diadakan sesuai jadwal dan ada keputusan akhir, pasti semua Manager atau Kabag tidak sulit untuk diundang meeting, karena sudah tau topik yang akan dibicarakan, persiapan apa yang akan dilakukan dan tidak perlu menunggu lama untuk sebuah keputusan.

Lain soal jika seorang pimpinan perusahaan mempunyai hobi meeting, anytime dan anywhere tanpa memandang atau mau tau akan kesibukan stafnya.  Kesulitan yang saya maksud adalah :

1. Jika meeting kerap dilakukan secara mendadak, berarti akan sulit mengumpulkan Manager karena mereka sudah punya aktifitas sendiri
2. Meeting dadakan selalu melenceng dari topik utama dan biasanya pembicaraan menjadi tidak fokus, sehingga peserta meeting menjadi cepat bosan, tidak tertarik dengan apa yang dibahas dan efeknya, keputusan tidak dapat diambil saat itu juga karena tidak ada persiapan dan sudah terlanjur kesal dengan undangan meeting yang mendadak dan menganggu jadwal mereka yang sudah diatur sebelumnya.
3. Biasanya atasan akan cenderung memaksakan para manager untuk mengeluarkan pendapat,.......loh......apa yang mau dibicarakan jika tidak ada persiapan? Akhirnya meeting hanya jadi acara bincang bincang biasa yang tidak penting dan membuang waktu
4. Sekretaris jadi ikutan bingung : apa yang akan dibuat notulen dan point penting apa yang akan di follow up

Meeting yang seperti saya ceritakan diatas berefek cukup fatal bagi para manager :

• Manager menjadi trauma diajak meeting
• Pura -pura sibuk, agar tidak perlu meeting
• Malas membaca notulen, karena seringnya meeting menyebabkan point point notulen hanya berkisar pada pembahasan yang sama
• Menjadi malas untuk membuat presentasi yang berkualitas, karena tidak pernah ada keputusan yang diambil.
• Bingung harus melakukan apa setelah keluar dari ruangan meeting, karena merasa tidak di support oleh pimpinan untuk melakukan suatu perubahan (biasanya ,menyangkut biaya)

Keliatannya, yang dirugikan adalah Manager, padahal sebagai sekretaris saya ikut merasa dirugikan, karena duduk berjam jam di ruangan meeting berarti membuang waktu efektif saya untuk mengerjakan hal yang lebih penting, apalagi atasan tidak mau tau kesulitan kita soal waktu, segala hal harus selesai tepat waktu dan dianggap urgent, itu akan membuat merasa tertekan dan tidak nyaman, berdampak pada penilaian kerja yang dianggap tidak maksimal, lamban menyelesaikan pekerjaan yang diberikan, tidak mampu melakukan follow up, atasan merasa tidak puas dan gaji sulit naik.  Kalau dilihat per case, jelas sekretaris tidak salah, karena sebagai pembantu atasan, kami mengatur jadwal sesuai permintaan, hanya mencarikan waktu yang cocok dengam aktifitas bos, semua jadwal sudah dikonfirmasi sebelum diremind kembali satu hari sebelumnya dan yang paling penting semua dijadwalkan bukan tanpa konfirmasi.   Saat itulah saya merasa down dan berpikir 'bener ga sih kerjaan gw, kok atasan protes terus, ga pernah puas, begini salah, begitu salah !!!!'.........finally......mencoba mencari pembuktian diri dengan melamar pekerjaan di perusahaan lain.......hehehehe.......ini yang sering sekali saya lakukan, mencari perbandingan apakah memang saya mampu atau tidak menjadi seorang Sekretaris Profesional.

Untuk mengatur meeting dengan pihak eksternal tidak sesulit dengan pihak internal karena atasan lebih menghargai waktu orang luar dan topik yang akan dibahas sudah dipersiapkan sebelumnya.  

Notulen meeting lebih bermanfaat jika dibuat dengan format tabel, dengan kolom pembahasan, action plan, dateline dan siapa PIC (Person in Charge).  Isi notulen tidak perlu terlalu panjang, gunakan bahasa yang dimengerti oleh semua peserta meeting dan yang paling penting adalah follow up dari action plan yang sudah dijanjikan oleh para manager.

Persiapan yang perlu dilakukan sebelum meeting : 

1. Ruangan meeting harus bersih dan nyaman, ac dinyalakan cukup dingin, supaya otak yang mumet jadi cepat mencair
2. Absensi peserta meeting
3. Konsumsi (tidak semua meeting perlu konsumsi)
4. Infokus, labtop, layar, pointer dan spidol whiteboard 
5. Presentasi dari setiap departemen
6. Kursi yang nyaman untuk atasan
7. Cek kembali semua peralatan apakah masih bisa dipakai atau tidak

Selamat meeting...........